Lorsqu’une entreprise prépare son premier salon ou sa première exposition, la tentation est grande de réduire les coûts partout où c’est possible. Une bannière économique, quelques affiches imprimées rapidement, du mobilier temporaire et beaucoup de matériel promotionnel peuvent sembler suffisants.
Pour une participation unique, cette approche peut parfois convenir. Mais lorsqu’on prévoit plusieurs événements, elle risque de coûter plus cher que prévu. La bonne stratégie n’est pas nécessairement d’acheter davantage : c’est de mieux choisir ce qui pourra être transporté, adapté, entretenu et utilisé encore et encore.
Dans cet article, le mot « durable » désigne surtout un matériel robuste et réutilisable. Une démarche réellement environnementale doit aussi tenir compte de sa fabrication, de son transport, de sa réparation et de sa fin de vie.
Pensez à plusieurs événements, pas seulement au prochain
Un kiosque d’exposition ne devrait idéalement pas être conçu pour une seule journée. Les structures, comptoirs, présentoirs et éléments visuels peuvent servir pendant plusieurs années lorsqu’ils sont suffisamment polyvalents.
C’est particulièrement important pour une entreprise qui participe à différents salons en Mauricie, à Québec, à Montréal ou ailleurs au Québec. Les dimensions de l’espace, le nombre de côtés ouverts et les besoins techniques peuvent changer d’un événement à l’autre.
L’objectif est donc de créer une base solide qui peut évoluer : une structure pouvant prendre plusieurs configurations, du mobilier facile à déplacer et des surfaces graphiques remplaçables sans devoir refaire tout le kiosque.
Investissez davantage dans ce qui sera souvent réutilisé
Tous les éléments d’un kiosque n’ont pas besoin du même niveau d’investissement. Pour établir les priorités, regardez la fréquence d’utilisation, la visibilité de l’élément et les contraintes qu’il subira.
Les éléments qui méritent généralement la priorité
- la structure principale du kiosque;
- les supports visuels permanents portant le logo et le message de marque;
- les comptoirs et les présentoirs fréquemment manipulés;
- les pièces nécessaires à l’éclairage et à la stabilité;
- les contenants ou les housses servant au transport.
Ce sont les éléments que les visiteurs remarquent le plus, mais aussi ceux qui subissent le transport, le montage, le démontage et l’entreposage à répétition. Une économie à l’achat peut disparaître rapidement si une pièce doit être remplacée après quelques événements.
Les éléments qui peuvent rester temporaires
Les promotions, les prix, les dates, les concours et certains produits vedettes changent plus souvent. Il est généralement préférable de les présenter sur des supports faciles et économiques à remplacer plutôt que de les intégrer directement à la structure principale.
Évitez de dater inutilement votre matériel
Une erreur fréquente consiste à imprimer trop d’informations temporaires sur les éléments les plus coûteux du kiosque. Une offre spéciale, une année, un prix ou une gamme de produits peuvent devenir rapidement désuets.
Gardez plutôt les grands visuels centrés sur les éléments stables : le logo, l’univers graphique, une promesse de marque claire et les coordonnées principales. Les messages de campagne peuvent ensuite être ajoutés sur une affiche, un écran, un panneau amovible ou un comptoir dont l’habillage est remplaçable.
Votre kiosque peut ainsi évoluer sans être entièrement refait. Cette méthode est également pratique lorsqu’un même matériel sert à plusieurs équipes, marchés ou formats d’événements.
Acheter, louer ou combiner les deux?
Il n’existe pas une seule bonne réponse. Le choix dépend de la fréquence des salons, du besoin de personnalisation, de l’espace d’entreposage et de la capacité de l’équipe à gérer le transport et le montage.
Acheter peut être logique lorsque le besoin est stable
L’achat peut devenir intéressant si l’entreprise participe régulièrement à des événements semblables et souhaite conserver une identité visuelle constante. Il faut cependant calculer le coût complet : achat, graphisme, emballage, transport, entretien, remplacement des pièces et entreposage.
Louer offre davantage de souplesse
La location peut convenir à un événement ponctuel, à un format inhabituel ou à une entreprise qui préfère éviter l’entreposage et la gestion du matériel. Elle permet aussi d’adapter le mobilier, les accessoires ou la configuration à chaque salle.
Une formule hybride est souvent la plus pratique
Plusieurs entreprises conservent leurs éléments de marque et utilisent des services de location pour ce qui varie d’un événement à l’autre : mobilier, comptoirs, séparateurs, accessoires ou équipements particuliers. Cette solution réduit la quantité de matériel à posséder tout en maintenant une image cohérente.
Avant de décider, consultez les options de mobilier d’exposition et accessoires et les exemples de kiosques rigides pour mieux comprendre les possibilités d’aménagement.
Calculez le coût par événement
Le prix d’achat seul ne permet pas de juger si un équipement est économique. Une méthode simple consiste à additionner tous les coûts prévisibles, puis à diviser le total par le nombre d’utilisations réalistes.
Par exemple, tenez compte de :
- l’achat ou la location initiale;
- la conception et l’impression des visuels;
- le transport aller-retour;
- le temps ou la main-d’œuvre de montage;
- l’entretien et les pièces de remplacement;
- l’entreposage entre les événements;
- les adaptations nécessaires pour différents formats de kiosques.
Un matériel plus cher à l’achat peut avoir un coût par événement raisonnable s’il est utilisé souvent, se transporte facilement et reste en bon état. À l’inverse, un élément peu coûteux peut devenir dispendieux s’il doit être remplacé ou réimprimé régulièrement.
Le transport et le montage font partie de la durabilité
Un équipement peut être très solide et devenir malgré tout un mauvais investissement s’il est difficile à transporter ou demande énormément de temps à installer.
Avant de choisir votre matériel, posez des questions très concrètes :
- Combien de personnes faudra-t-il pour le déplacer?
- Entre-t-il facilement dans le véhicule utilisé?
- Chaque pièce possède-t-elle une protection adaptée?
- Combien de temps prendra le montage?
- Faut-il des outils ou des compétences particulières?
- Une seule pièce peut-elle être remplacée si elle est endommagée?
- Le système peut-il s’adapter à un kiosque plus petit ou plus grand?
Ces détails deviennent essentiels lorsqu’une entreprise participe régulièrement à des événements. Pour réduire les oublis et les imprévus, consultez aussi notre guide pour préparer son kiosque d’exposition.
L’entreposage protège votre investissement
Le matériel ne cesse pas de s’user lorsque le salon est terminé. Un espace humide, poussiéreux ou mal organisé peut endommager les tissus, les imprimés, le mobilier et les composantes électriques.
Avant de ranger le kiosque, nettoyez les surfaces, laissez sécher les éléments textiles et vérifiez les pièces. Identifiez clairement chaque contenant et conservez une liste de son contenu. Les vis, connecteurs et petites pièces devraient être regroupés dans des boîtes étiquetées.
Gardez aussi quelques photos du montage terminé et, si possible, un plan ou des instructions simples. Lors du prochain événement, l’équipe saura rapidement quelle pièce va où.
Expo Stand accompagne les exposants dans la préparation et l’aménagement de leur présence événementielle en Mauricie, à Drummondville, à Saint-Hyacinthe, sur la Rive-Sud et à Laval. Selon les projets, notre équipe se déplace également à Montréal, à Québec et ailleurs. Découvrez nos services aux exposants ou parlez-nous de votre projet.